說到會(huì)議活動(dòng)成功與否的因素，主辦方有以下具體要求包括：
1.詳細(xì)具體地將會(huì)議活動(dòng)流程告知洽談人；
2.會(huì)議行程如在會(huì)議期間有變化，要第一時(shí)間找到會(huì)議洽談人，雙方要做到有效溝通；
3.對(duì)于酒店接待中出現(xiàn)的不足要及時(shí)提出，切忌當(dāng)時(shí)不說，事后追究；
4.大型會(huì)議活動(dòng)需提前做好預(yù)案，明確自己參會(huì)人數(shù)，不能有太多不確定性；
5.了解酒店報(bào)價(jià)，不能由于價(jià)格因素，制約了前期友好洽談，更不能由于雙方報(bào)價(jià)差距太多，而導(dǎo)致糾纏在價(jià)格上，發(fā)生前期的不愉快；
6.雙方必須要有書面確認(rèn)合同，合同對(duì)雙方都是一種保護(hù)；
7.認(rèn)真仔細(xì)聽從會(huì)議洽談人的意見與建議（因?yàn)闀?huì)議洽談人最了解自己酒店的接待能力）；
8.主辦方將不可控因素控制在有效范圍內(nèi)（雙方簽約的保證數(shù)）。
     
會(huì)議洽談人又稱賣方，多數(shù)是酒店的銷售人員。賣方要對(duì)買方的話聽的明白，問的仔細(xì)。切忌不能用自己武斷的猜測(cè)來填補(bǔ)賣方?jīng)]有說明的要求。賣方具體要求如下：
1.報(bào)價(jià)一步到位，切忌報(bào)價(jià)給買方太多想象空間；
2.對(duì)活動(dòng)前要有檢查，防止操作部門的疏忽遺忘；
3.商談活動(dòng)接待細(xì)節(jié)，要問明每個(gè)時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容，保證無(wú)疏漏；
4.合同簽訂要有時(shí)間節(jié)點(diǎn)，做到有效簽約；
5.用房、場(chǎng)地的控制要在對(duì)方合理使用范圍；
6.要正確化解雙方不同意見，要有說服對(duì)方接受的理由；

7.要詳細(xì)了解活動(dòng)規(guī)模、人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容。